Cycle nominal
Onze étapes traçables
Demande reçue
Le client écrit sur WhatsApp, vient d’un réseau social ou compose sa demande sur le site.
Qualification
L’agent détecte la langue, l’adresse, le besoin, les contraintes du foyer et les informations manquantes.
Préparation d’une proposition
Odoo expose le catalogue, les offres fournisseurs et la fraîcheur de leurs confirmations.
Devis estimatif
L’agent propose produits, recettes, substitutions et estimation de prix, sans promettre un stock non confirmé.
Intention client
Le client choisit la proposition qu’il souhaite faire vérifier auprès des partenaires.
Dispatch partenaires
L’orchestrateur sollicite par API ou WhatsApp les commerces responsables de chaque ligne.
Confirmation ferme
Après retours partenaires, prix et substitutions sont présentés au client pour validation finale.
Collecte
Le collecteur reçoit sa tournée, récupère les produits et enregistre les écarts constatés.
Consolidation
Les articles sont regroupés au magasin, contrôlés et préparés selon les règles applicables.
Livraison
L’acteur de livraison — encore à désigner — reçoit le colis consolidé, suit le créneau et le remet au client.
Clôture
Le paiement à la livraison, les quantités finales, le délai, les achats partenaires et les incidents sont enregistrés.
Cycle de vie
États recommandés dans Odoo
Demande reçue
Pas encore d’engagement
Devis estimatif
Prix et stock indicatifs
Attente partenaires
Vérification en cours
Commande ferme
Client et partenaires confirmés
Collecte
Articles en récupération
Consolidation
Contrôle au magasin
En livraison
Colis parti du hub
Livrée & encaissée
Clôture ou réclamation
États d’exception : substitution requise, partenaire sans réponse, prix modifié, échec de collecte, annulée, échec de livraison et réclamation.
Responsabilités
Qui fait quoi
| Acteur | Responsabilité principale | Preuve attendue |
|---|---|---|
| Agent conversationnel | Qualifie, propose, sollicite, informe et demande les confirmations | Journal de conversation et décisions |
| Partenaire | Confirme disponibilité, prix, préparation et heure de retrait | Réponse horodatée ou événement API |
| Collecteur | Récupère, contrôle visuellement, signale les écarts et regroupe | Scan/validation de collecte et anomalies |
| Magasin LePanier | Consolide, sépare, conserve et libère le colis | Contrôle de consolidation |
| Fonction livraison — acteur à décider | Prend en charge, remet la commande et collecte le paiement | Horodatages, preuve de remise, montant perçu |
| IRA Solutions | Vend, facture, arbitre les litiges et rembourse | Commande, facture et dossier de réclamation |
Cas métier
Poisson demandé après 15 h
Aucun prix, aucune quantité et aucun délai ferme ne sont promis au moment de la demande.
Enregistrer
Conserver espèce, quantité souhaitée, préparation, adresse et préférence horaire.
Demander
Le lendemain, solliciter le poissonnier sur l’arrivage, le prix et le délai.
Proposer
Présenter l’offre ou les alternatives au client, avec le caractère variable du poids.
Confirmer
Créer la commande ferme seulement après accord explicite du client.
Poids variable
Estimer, peser, informer, encaisser
Le devis indique une estimation calculée sur le poids souhaité. Le partenaire ou le magasin enregistre le poids réel et le montant final. Pendant le pilote, toute variation doit être présentée au client et explicitement acceptée avant le départ de la commande, tant qu’un seuil de tolérance n’est pas formellement défini.
Le seuil définitif sera calibré plus tard. La règle provisoire doit aussi préciser quoi faire si le client ne répond pas ou refuse : maintenir, ajuster ou annuler sous contrôle humain.
Paiement à la livraison
Facturer le montant final et rapprocher le cash
Le rôle de vendeur d’IRA Solutions exige un flux financier explicite. Le pilote ne doit pas démarrer sans règles de garde, remise et rapprochement du paiement à la livraison.
| Moment | Résultat attendu | Décision ouverte |
|---|---|---|
| Après pesée | Montant final accepté par le client | Canal et preuve d’acceptation |
| Commande prête | Facture ou ticket sur le montant final | Moment d’émission et exigences fiscales à valider |
| Remise client | Montant collecté et mode enregistré | Responsable de l’encaissement et gestion de la monnaie |
| Fin de tournée | Cash remis et rapproché avec les commandes | Contrôle, écart de caisse et preuve de remise |
| Achat partenaire | Montant dû, facture d’achat et règlement rapprochés | Propriété, pertes, annulation et calendrier de règlement |
Promesse express
Quand commencent les deux heures ?
Hypothèse de travail recommandée : le chronomètre commence lorsque le client confirme une offre dont les partenaires ont validé disponibilité, prix et préparation, dans une zone et un horaire éligibles. La promesse client de deux heures s’arrête à la remise effective. Une première tentative documentée peut être suivie comme indicateur opérationnel distinct, mais ne doit pas être présentée comme une livraison réussie.
- Ne pas démarrer au premier message client.
- Exclure explicitement les précommandes du lendemain.
- Afficher une estimation prudente avant confirmation ferme.
- Tracer les temps d’attente partenaire, collecte, consolidation et trajet.
Garde-fous
Réagir sans inventer
Partenaire sans réponse
Ne pas remplacer automatiquement. Un opérateur choisit de relancer, chercher une alternative ou annoncer l’indisponibilité ; le délai définitif sera calibré plus tard.
Sources contradictoires
Passer la ligne en « confirmation requise » et demander une preuve plus récente.
Écart à la collecte
Suspendre la ligne, proposer substitution ou ajustement et obtenir l’accord nécessaire.
Client absent ou refus
Appliquer une politique d’annulation et de retour encore à définir, avec trace de la tentative.
Après 20 h
Recevoir la demande sans promettre l’express
Un message hors horaires est accusé réception et placé pour traitement à la prochaine ouverture. L’agent peut recueillir les préférences, mais ne confirme ni disponibilité, ni prix, ni délai express avant la reprise. L’heure limite d’une commande pouvant encore être livrée avant 20 h doit être définie par zone.